Споры
Двухканальный путь спора с подтверждением в тот же рабочий день. Большинство споров разрешается за дни, а не недели, потому что аудиторский след (фотографии POD водителя, метки времени сверки кассира, статьи за заказ) уже прикреплён к каждому заказу в вашем аккаунте. Баланс COD в реальном времени означает, что исходные данные для любого спора COD находятся в одном клике.
Как поднять спор
Заголовок раздела «Как поднять спор»Два канала, оба мониторятся одной командой.
- Email: [email protected] с номером инвойса, статьёй или ID заказа в вопросе и вашими записями (PO, подтверждения оплаты, скриншоты из вашего магазина, любая переписка с покупателем).
- WhatsApp: Тот же контент, более быстрое подтверждение в рабочие часы. Полезно, если нужно быстрое прочтение того, нужен ли вообще спор перед тем, как вы составите формальный email.
Любой канал открывает ID случая; последующая переписка ссылается на ID случая, чтобы след оставался чистым.
Что происходит дальше
Заголовок раздела «Что происходит дальше»- Подтверждение. В течение того же рабочего дня. Мы подтверждаем получение и ID случая.
- Обзор аудиторского следа. Мы извлекаем детали за заказ (фото POD, метки времени сверки кассира, история маршрута, таможенные квитанции, подписанные упаковочные листы) для строк под спором.
- Сверка с вашими записями. Где ваши записи и наши расходятся, мы помечаем конкретный пробел, чтобы разговор фокусировался на расхождении, а не на всём инвойсе.
- Предложение разрешения. Кредит на следующий инвойс, немедленный возврат или письменное объяснение, почему мы считаем оригинальную строку правильной. Мы не тянем.
- Подтверждение. Вы подтверждаете или отталкиваете; если отталкиваете, спор эскалируется согласно эскалации.
Стандартное SLA на обзор и предложение устанавливается при подключении и остаётся согласованным после фиксации. Большинство случаев закрывается в течение недели; более долгие обычно ждут документации на стороне поставщика или покупателя, которую нам нужно догнать.
Результаты
Заголовок раздела «Результаты»Три пути разрешения, выбираемые на основе природы спора и результата аудиторского следа.
- Кредит на следующий инвойс. Самый распространённый результат. Корректировка показывается на следующем ежемесячном инвойсе как строка под группой корректировок с указанием ID случая.
- Немедленный возврат. Когда оспариваемая сумма значительна или инвойс уже оплачен. Возврат обрабатывается через тот же канал, что и оригинальный платёж, обычно в течение нескольких рабочих дней.
- Объяснение, если мы не согласны. Иногда аудиторский след подтверждает, что оригинальная строка была правильной. Мы отправляем подтверждающие доказательства и объясняем. Оттуда вы можете принять объяснение или эскалировать.
Распространённые категории споров
Заголовок раздела «Распространённые категории споров»Большинство споров попадает в одну из четырёх категорий. У каждой есть ясный аудиторский след, на который мы опираемся первым.
- Недостатки COD. Где сумма выплаты не соответствует тому, что вы ожидали. Фото POD водителя плюс метка времени сверки кассира разрешают подавляющее большинство. См. сверку COD для базового потока.
- Отсутствующие или повреждённые доставки. Где покупатель сообщает, что посылка не была доставлена или прибыла повреждённой. Фото POD водителя плюс подпись разрешают вопрос доставки; случаи повреждения проходят через повреждение или потеря.
- Ошибки выставления счетов. Неверное количество строк, неверный тариф, неверная весовая полоса, надбавка, применённая там, где её не должно было быть. Детали за заказ, прикреплённые к каждой строке, показывают, откуда пришёл тариф.
- Расхождения возврата. Где разрешение, записанное на возврат (возврат на полку, утилизирован, удержан), не соответствует тому, что вы ожидали. Фотоподтверждение при приёмке и осмотре оба прикреплены к событию возврата.